UN REQUISITO FONDAMENTALE PER QUALITA’ E REGULATORY
Le potenzialità di Document Management di PRO.FILE si spingono fino alla gestione e l’archiviazione dei documenti in chiave di Conservazione Digitale e Firma Elettronica. Grazie all’esperienza di SOFTRUNNERS e alla partnership strategica con i fornitori qualificati di SME.UP è possibile gestire workflow documentali che regolano i processi di approvazione e firmano digitalmente i documenti in ambito di certificazione e conservazione conformi alle normative.
Standard di Qualità elevate anche per i requisiti più stringenti
Tra i più esigenti in ambito di Qualità e Document Management troviamo sicuramente i settori Medicale, Food and Drug, Beverage ma non solo. Le normative che regolamentano le procedure in questi settori sono sempre più stringenti, e le aziende spendono molte risorse per tracciare con attenzione tutti i flussi documentali, che spesso sono fatti con sistemi diversi e su più archivi. PRO.FILE consente non solo di avere una gestione documentale completa, ma anche configurare i flussi in modo semplice, integrando i servizi per la Firma Elettronica remota dei documenti. In questo modo il processo di approvazione, pubblicazione e apposizione della firma viene gestito interamente all’interno del PLM PRO.FILE senza dover utilizzare dispositivi e software aggiuntivi. Ciò è possibile grazie alla partnership strategica tra SOFTRUNNERS e i nostri partner di SME.UP, un’azienda specializzata in soluzioni per la conservazione e la firma digitale.
UN CASO REALE: UNIVET SRL
Dal 1997 UNIVET produce occhiali Safety e Laser oltre che a sistemi ingrandenti per la chirurgia e l’odontoiatria. Con sede a Rezzato, in provincia di Brescia, è l’unica azienda al mondo in grado di proporre linee complete per la protezione degli occhi in ambiti così diversificati: l’interazione fra questi settori favorisce l’evoluzione dei prodotti verso soluzioni originali ed innovative.
Il processo che è stato implementato in PRO.FILE prevede la gestione delle dichiarazioni di conformità, con la generazione automatica dei certificati in 27 lingue diverse, in formato PDF, gestite tramite un dizionario digitale all’interno del PLM. A questo processo è stato legato un servizio di Firma Elettronica Remota dei documenti che, una volta firmati, vengono pubblicati da PRO.FILE nell’area WEB riservata dell’azienda come richiesto dalla normativa.
Perchè gestire i documenti firmati con il PLM (e non con un semplice archivio elettronico) ?
I processi aziendali sono ormai trasversali a tutta l’organizzazione, e un PLM come PRO.FILE è la soluzione adatta per contenere tutti i dati, i documenti, gli item che caratterizzano le attività di sviluppo e di gestione dei prodotti. Contratti, certificazioni, documenti di conformità, documenti di qualità, non possono essere gestiti in repository assestanti, ma devono inevitabilmente essere legati alle strutture di prodotto. Dal dipartimento commerciale a quello del customer care, passando per i reparti tecnici e operativi, le informazioni e i documenti devono essere collegati tra loro. Questo passaggio è strategico per tutte quelle aziende che vogliono davvero fare un salto di competitività in termini di gestione delle informazioni. Le procedure interne giocano un ruolo fondamentale solo nel momento in cui vengono gestite in modo snello ed efficiente. Altrimenti restano un nodo spinoso che porta via tempo, senza vantaggi effettivi.
